10 tips voor het kiezen van de juiste locatie voor een bedrijfsfeest
Een goed georganiseerd bedrijfsfeest kan een krachtige, positieve impact hebben op je bedrijf. Redenen voor een bedrijfsfeest kunnen zijn:
- Als blijk van waardering. Je neemt immers de moeite om je gasten een leuke dag / avond te bezorgen.
- Teambuilding en intern netwerken
- Nieuwe klanten aantrekken
- Bestaande klanten binden
- Introduceren van nieuwe producten of diensten
- Teruggeven aan de lokale gemeenschap
- Klanten bedanken voor hun zaken
Het kiezen van de juiste locatie heeft een enorme impact op het algehele succes van een bedrijfsfeest en is een beslissing die zo snel mogelijk genomen moet worden. Als je een bedrijfsfeest organiseert moet je als eerste bepalen waar het evenement zal worden gehouden. Niet alle evenementenlocaties zijn geschikt voor een zakelijk event. De locatie moet geschikt zijn voor het aantal gasten, eten, drinken, en/of cateringopties bieden, zich op een gunstige locatie bevinden en eventueel speciale voorzieningen bieden die je wenst voor je gasten. Omdat je een zakelijk evenement organiseert, moet de locatie ook een professionele uitstraling hebben die past bij het bedrijfsmerk.
Hieronder een aantal tips die je zullen helpen bij het kiezen van de perfecte locatie voor jullie bedrijfsfeest:
Gunstige ligging
Het is erg belangrijk om een locatie te zoeken die centraal gelegen is. Als je gasten van verschillende locaties komen, wil je dat je locatie goed bereikbaar is. Een locatie dichtbij grote snelwegen en uitvalswegen maakt het je gasten makkelijker. Als je bedrijfsfeest makkelijk te bereiken is, zullen er meer mensen op af komen.
Grootte van de ruimte
Bij het organiseren van een bedrijfsfeest, moet natuurlijk rekening worden gehouden met de grootte van de ruimte. Hoewel de meeste mensen zich wel realiseren dat de locatie de capaciteit moet hebben om het verwachte aantal gasten te huisvesten, vergeten ze vaak dat sommige locaties ook te groot kunnen zijn. Je wilt niet dat de ruimte te leeg is of te leeg lijkt te zijn als je maar een kwart van de capaciteit van de zaal aan gasten verwacht. Dit kan ervoor zorgen dat het evenement er niet professioneel uitziet, simpelweg door het feest te houden in een te grote ruimte. Houd daarnaast rekening met eventuele activiteiten tijdens het evenement. Heb je een ruimte nodig waar mensen zich kunnen klaarmaken of omkleden? Heb je speciale gasten die wat privéruimte nodig hebben om zich klaar te maken om te presenteren? Als gasten lange afstanden afleggen, biedt de locatie dan de mogelijkheid om te overnachten?
Parkeren
Houd rekening met het aantal parkeerplaatsen bij de locatie die je overweegt. Als de locatie niet over voldoende parkeergelegenheid beschikt, heb je een parkeerprobleem. De klachten komen al binnen voordat je evenement van start gaat! Zoek naar een locatie met voldoende parkeergelegenheid voor het aantal gasten dat je verwacht. Als de locatie perfect is, maar geen parkeergelegenheid heeft, kijk dan of je een nabijgelegen parkeerplaats kunt reserveren. Bied een shuttleservice aan zodat mensen niet ver hoeven te lopen, of overweeg valet parking.
Eten, Drinken en Catering
Bepaal of de locatie voor eten en drinken kan zorgen, of dat je een externe cateraar moet inhuren. Als de locatie eten en drinken aanbiedt, vraag dan naar de minimum aantal hapjes en drankjes dat je moet afnemen. Als je een cateraar moet inschakelen, vraag dan welke faciliteiten zij hebben voor de behoeften van uw cateraar. Zijn er keuken-, koel- en andere foodservicefaciliteiten? Is er een aparte laad- en losplaats voor de cateraar? Hoe kan de locatie de cateraar helpen met hetgeen hij of zij nodig heeft?
Logistiek
Er komt heel wat logistiek kijken bij het organiseren van een bedrijfsfeest. Check of de locatie tafels, stoelen, bestek biedt. Hebben ze moderne audio/video- en geluidsapparatuur ter plaatse. Zijn deze items inbegrepen of moet je die extra bij huren? Als je elk onderdeel wat je gebuikt op het feest moet huren, dan lopen de kosten aanzienlijk op.
Houd rekening met limieten en regels
De meeste evenementenlocaties hebben een limiet op het gebied van start- en eindtijd van het feest, catering- en Openingstijden van de bar, de hoogte van de volume van de muziek / geluid, decoratie e.d. Vraag van te voren naar deze aspecten van het evenement om teleurstelling of verlegenheid later tijdens het feest te voorkomen.
Laat de locatie je helpen
Professionele evenementenlocaties doen dit soort dingen altijd. Daarom kennen ze de lokale, kwaliteitsleveranciers om aan je andere behoeften te voldoen. Vraag de locatie naar aanbevelingen voor cateraars, fotografen, DJ's, decorateurs e.d. die je mogelijk nodig hebt. Ze willen dat je evenement net zo soepel en succesvol verloopt als jij, dus aarzel niet om hun hulp te vragen.
Zoek iets unieks
Vergeet het benauwde, gedateerde Zalencentrum of de raamloze evenementenhal. Blijf weg uit de zijkamer van de plaatselijke sportbar. Zoek naar bijzondere evenementenlocaties met een verhaal. Overweeg niet-traditionele evenementenlocaties zoals historische locaties, hotspots of locaties met een spectaculair uitzicht. Geef je gasten iets om te onthouden en over na te praten de volgende werkdag.
Wacht niet!
Zodra je de juiste locatie hebt gevonden, boek deze dan meteen! Veel mensen wachten en blijven hun opties overwegen of hopen op een goedkopere locatie. Goede locaties zijn snel volgeboekt, enkele maanden of zelfs jaren van tevoren. Het is altijd het beste om de reservering van de locatie ruim van tevoren te regelen, zodat je verder kunt gaan met de andere details die je moet plannen.
Kies Rotterdam voor je volgende bedrijfsfeest
Rotterdam is een bruisende stad en kent een geweldig nachtleven maar ook overdag is er altijd wat te beleven. Combineer je bedrijfsfeest bijvoorbeeld met uitgaan in één van de hippe clubs of met een rondvaart door de Rotterdamse haven. Rotterdam zit vol met bijzondere evenementenlocaties en alle locaties zijn uitstekend te bereiken met de auto, bus, trein, metro, tram, fiets. Bij een aantal evenementenlocaties stopt zelfs de watertaxi voor de deur. De meest populaire evenementenlocaties van Rotterdam - die wij regelmatig decoreren met onze ballonnen - vind je hieronder.
